Varslerpolicy

Virksomheten har som ledd i dette etablert en varslerordning. Varslerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikasjonen på arbeidsplassen om feil og utilfredsstillende forhold mv.

Meldinger i varslerordningen skal alltid foretas i god tro.

Meldinger skjer elektronisk via webportalen «Safe2Whistle», som administreres av advokatfirmaet Bech-Bruun, som også screener alle meldinger. Hvis meldingen vurderes å falle utenfor Virksomhetens varslerordning, avvises den, og melder får beskjed om dette via portalen. Hvis meldingen vurderes å falle innenfor ordningen, videresendes den til den relevante interne administratoren i Virksomheten med henblikk på intern behandling og undersøkelser av meldingen.

Meldinger i «Safe2Whistle» skal i størst mulig grad være transparente, dvs. man bør oppgi sin identitet og kontaktinformasjon. Det er imidlertid mulig å sende inn en anonym melding hvis man føler seg tryggere med det. Du kan lese mer om dette under avsnittet «Anonymitet» nedenfor.

Formålet med varslerpolicyen er å forklare hvordan varslerordningen fungerer.

Hvem kan foreta meldinger?

Alle medarbeidere i Virksomheten samt medlemmer av Virksomhetens ledelse og styre kan benytte varslerordningen. I tillegg kan andre personer, f.eks. samarbeidspartnere eller leverandører med en arbeidsmessig tilknytning til Virksomheten, benytte varslerordningen.

Hva kan det meldes om?

Varslerordningen kan kun brukes til å melde om forhold som er omfattet av varslerloven (lov nr. 1436 av 29. juni 2021 og eventuelle senere endringer). Det kan derfor meldes til Virksomhetens varslerordning om

• Visse overtredelser av EU-retten og
• Alvorlige lovovertredelser samt alvorlige forhold for øvrig

Med hensyn til meldinger om overtredelser av EU-retten, kan det f.eks. meldes om

• Overtredelser vedrørende reglene om offentlig anbud, produktsikkerhet og -overensstemmelse samt miljøbeskyttelse. Det henvises til de nærmere reglene i artikkel 2 i EU-direktivet 2019/1937 av 23. oktober 2019 om beskyttelse av personer som melder om overtredelser av EU-retten.

Ved alvorlige lovovertredelser samt alvorlige forhold for øvrig forstås f.eks.:

• Økonomisk kriminalitet, f.eks. underslag, bedrageri og dokumentfalsk
• Brudd på god selskapsledelse, f.eks. bestikkelser eller konkurransevridning
• Brudd på arbeidsmiljø og arbeidssikkerhet
• Brudd på miljøregler og forurensning av miljøet
• Grove eller gjentatte overtredelser av vesentlige interne retningslinjer, f.eks. om gaver, regnskapsavleggelse mv.
• Grove personrelaterte konflikter på arbeidsplassen, f.eks. fysisk vold eller seksuelle krenkelser

Forhold som mobbing, utilfredshet med lønnsforhold, overtredelse av alkoholpolicy mv. eller andre HR-relaterte personalsaker kan som utgangspunkt ikke meldes via varslerordningen, men skal i stedet meldes til melderens leder eller direkte til Virksomhetens personalansvarlige.

Hvem behandler meldingene?

Etter Bech-Bruuns innledende vurdering behandles meldinger internt av Morten Beck Jørgensen, som er eksternt styremedlem i styret for Bagger-Sørensen & Co. A/S. Meldinger som måtte omhandle Morten Beck Jørgensen, vil bli behandlet av Bech-Bruun i samarbeid med Hans-Henrik Eriksen.

Bech-Bruun orienteres via varslerportalen om resultatet av undersøkelsen og vurderer om saken kan betraktes som avsluttet, eller om meldingen bør gi anledning til ytterligere undersøkelser.

Hvordan behandles meldingene?

Når en melding mottas, foretar Bech-Bruun som ekstern administrator en innledende screening av forholdet og frasorterer de meldingene som ikke faller innenfor ordningens formål. Den eksterne forankringen har til formål å sikre uhildethet og objektivitet ved behandling av meldingene. Bech-Bruun er i den forbindelse databehandler på vegne av Bagger-Sørensen & Co. A/S, som er databehandler for Virksomheten.

Hvis meldingen ikke faller innenfor ordningen eller viser seg å være åpenbart ubegrunnet, blir den straks avvist og slettet i systemet, og personen som har meldt saken, vil få beskjed om dette. Vedkommende vil i den forbindelse bli oppfordret til å rette henvendelse til den for saken relevante personen, f.eks. vedkommendes nærmeste leder eller dennes leder.

Hvis den innledende screeningen konkluderer med at den innsendte meldingen faller innenfor ordningen, blir meldingen videresendt til Morten Beck Jørgensen, som behandler saken. Morten Beck Jørgensen er underlagt en særlig taushetsplikt.

Senest 7 dager etter at meldingen er mottatt i varslerportalen, vil melderen motta en bekreftelse på at meldingen er mottatt. Melderen vil som utgangspunkt innen 3 måneder etter at vedkommende har mottatt denne bekreftelsen, motta en melding om sakens avslutning.

Hvis behandlingen av meldingen krever lengre tid enn 3 måneder, vil vedkommende motta en orientering om dette samt en begrunnelse for hvorfor ytterligere undersøkelsestid er nødvendig. Melderen vil som utgangspunkt innenfor rammene av lovgivningen bli orientert om utfallet av undersøkelsene.

All kommunikasjon mellom melderen og Bech-Bruun skjer over varslerportalen. Det er derfor viktig at vedkommende følger saken hvis man ønsker å motta en bekreftelse på mottakelsen av meldingen, en begrunnelse for lengre saksbehandlingstid samt ønsker å motta en orientering om utfallet av undersøkelsene av meldingen.

Det er viktig at varslerordningen ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor det rettes mistanke om uskyldige personer. Alle meldinger skal derfor sendes inn i god tro. Hvis en melding er sendt inn i ond tro, og meldingen viser seg å være et utslag av personlige negative følelser, hevngjerrighet mv., kan en ubegrunnet melding få ansettelsesrettslige konsekvenser for melderen.

Hvordan melder man?

Meldinger foretas via internettportalen «Safe2Whistle». Det kan ikke foretas en melding på andre måter. Hvis man ønsker å foreta en melding, skal man sette inn følgende i sin nettleser: https://report.whistleb.com/da/baggersorensen

Derved fås adgang til «Safe2Whsitle»-portalen.

Det anbefales at meldinger foretas fra en privat enhet (PC, nettbrett el. lign.).

Hvis det foretas en melding, vil følgende opplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøkelsen av saken:

• Beskrivelse av forholdet, inkludert dato, sted og navnet/navnene på den/de involverte person/personer
• Eventuelle dokumenter eller bevis vedrørende overtredelsen eller andre opplysninger som kan lette en undersøkelse av saken

Anonymitet

Melderen velger selv om vedkommende sender inn meldingen i eget navn eller anonymt.

Hvis melderen ønsker anonymitet, er det viktig at vedkommende ikke skriver sitt navn noe sted i meldingen. I tillegg bør melderen være oppmerksom på at det ikke kan utelukkes at vedkommendes identitet kan utledes av de opplysningene som er gitt i meldingen.

Etterfølgende avklaring og innhenting av ytterligere dokumentasjon

Når man foretar en melding, kan man bli bedt om ytterligere opplysninger av Bech-Bruun. Videre kan man til enhver tid få opplyst sakens status. Dette foregår via Safe2Whistle. Det er derfor viktig at melderen løpende holder seg orientert om sin melding inne på varslerportalen.

Vi anbefaler at melderen stiller seg til rådighet med ytterligere opplysninger, da saken kanskje ikke kan ferdigbehandles uten supplerende informasjon.

Beskyttelse mot represalier

Alle meldinger som er sendt inn i god tro, er beskyttet mot enhver form for represalier. Enhver som forsøker å utøve represalier mot en melder som har foretatt en melding i god tro, kan bli møtt med ansettelsesrettslige sanksjoner. Det henvises for øvrig til varslerloven (lov nr. 1436 av 29/06/2021 med eventuelle senere endringer).

Taushetsplikt

Bech-Bruun er som ekstern administrator sammen med Morten Beck Jørgensen og Hans-Henrik Eriksen, sammen med de personene som måtte bli involvert i forbindelse med undersøkelser av meldingen, underlagt en særlig lovbestemt taushetsplikt med hensyn til de opplysningene som er eller har vært gjenstand for behandling i varslerordningen.

Underretning av den personen som meldingen vedrører, og av andre personer

1. Følgende gjelder for Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Niels Burchart, Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos og MPASIA

Hvis det er meldt inn opplysninger om deg i varslerordningen, og meldingen vurderes å falle innenfor Virksomhetens varslerordning, vil du bli underrettet så raskt som mulig under hensyn til undersøkelsene av meldingen.

Hvis meldingen derimot vurderes å falle utenfor Virksomhetens varslerordning, vil du bli underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.

2. Følgende gjelder for alle andre selskaper i Virksomheten som ikke er nevnt under punkt 1

Hvis det blir meldt inn opplysninger om deg i varslerordningen, og meldingen vurderes å falle innenfor Virksomhetens varslerordning, vil du som utgangspunkt ikke motta en underretning om dette.

Hvis meldingen derimot vurderes å falle utenfor Virksomhetens varslerordning, vil du bli underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.

IT-sikkerhet

Systemet som benyttes til å registrere meldingene, drives av Whistleblowing Centre AB, som er en uavhengig part, og som garanterer for sikkerheten og anonymiteten (hvis ønsket) i systemet.

Registrerte personers rettigheter

Personer som er blitt registrert opplysninger om i forbindelse med varslerordningen, inkludert den innmeldte personen, kan anmode om innsyn i de registrerte personopplysningene for å kontrollere nøyaktigheten derav og beriktige uriktige, ufullstendige eller foreldede opplysninger.

Dessuten har registrerte rett til å gjøre innsigelse mot behandlingen og anmode om begrensning av behandlingen av den registreredes personopplysninger. I tillegg har registrerte rett til å anmode om beriktigelse eller sletting av den registreredes opplysninger, hvis nødvendig. Under visse omstendigheter kan den registrerte også anmode om at Virksomheten utleverer en kopi av vedkommendes personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og anmode om at vi overfører opplysningene til en annen dataansvarlig.

Sletting av personopplysninger

Personopplysninger som behandles i forbindelse med Virksomhetens varslerordning, oppbevares så lenge det er nødvendig for de formålene som opplysningene er samlet inn for.

Meldinger som faller utenfor ordningen eller for øvrig viser seg grunnløse, slettes straks.

Hvis utfallet av en konkret sak er at det ikke finnes bevis for uregelmessigheter, vil personopplysningene bli slettet umiddelbart og som regel innen to måneder etter sakens avslutning.

Meldinger som behandles, men ikke fører til politianmeldelse, slettes 2 år etter endt undersøkelse.

Hvis det foretas anmeldelse til politiet eller andre relevante myndigheter, slettes personopplysningene 5 år etter avslutningen av saken.

Opplysninger kan også lagres hvis de gjøres anonyme.

Databeskyttelse

Virksomheten kan behandle følgende personopplysninger om den innmeldte personen og andre som er nevnt i meldingen:

• Navn, stilling, kontaktopplysninger og rapporterte opplysninger
• Beskrivelse av den formodede overtredelsen

Personopplysningene blir behandlet med henblikk på å administrere varslerordningen og håndtering av innrapporterte hendelser, herunder avklaring av potensielt kriminelle forhold.

For Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Niels Burchart, Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos og MPASIA skjer behandlingen av personopplysninger i forbindelse med en melding i varslerordning med henvisning til interesseavveiningsregelen i databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, litra f, idet Virksomheten har en legitim interesse i å undersøke innmeldte forhold. For straffbare forhold, er behandlingsgrunnlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 idet det er nødvendig til varetagelse av en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede. For følsomme opplysninger i øvrigt, sker behandlingen av personopplysninger i forbindelse med en indberetning i whistleblowerordning med hjemmel i databeskyttelseslovens § 12, stk. 2.

For alle andre selskaper i Virksomheten skjer behandlingen av personopplysninger i forbindelse med en melding med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, litra c, da Selskapet er underlagt en rettslig forpliktelse til å ha en varslerordning. For straffbare forhold, er behandlingsgrunnlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 idet det er nødvendig til varetagelse av en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede. For følsomme opplysninger i øvrigt, sker behandlingen av personopplysninger i forbindelse med en indberetning i whistleblowerordning med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikkel 6, stk. 1, litra f og artikkel 9, stk. 2, litra g, jf. whistleblowerlovens § 22.

For å oppfylle ovenstående formål kan Virksomheten gi tredjeparter, som på bakgrunn av et kontraktsmessig forhold med Virksomheten leverer relevante ytelser, adgang til personopplysningene. Det kan f.eks. være IT-leverandører eller andre leverandører som behandler personopplysninger for Virksomheten. Slike leverandører vil kun behandle personopplysninger i overensstemmelse med Virksomhetens instrukser i henhold til inngåtte databehandleravtaler. Det kan under visse omstendigheter og i henhold til lovgivningen være nødvendig å videregi dine personopplysninger til f.eks. politiet, advokater, domstoler, andre offentlige myndigheter og konsernforbundne selskaper.

Personopplysningene kan overføres til databehandlere som er etablert i land utenfor EU/EØS. En slik overførsel vil først skje når det er sikret et overførselsgrunnlag. Videre vil overførselen bli basert på EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommisjonens standardkontrakter, som du har rett til innsyn i.

De enkelte selskapene i Bagger-Sørensen-konsernet er hver især dataansvarlige for behandlingen av personopplysninger. Hvis du er i tvil om hvem den dataansvarlige er, kan du alltid kontakte Bagger-Sørensen & Co. A/S, Tabletvej 1, 7100 Vejle.

Spørsmål

Alle spørsmål om varslerordningen kan rettes til TMI, HHE eller Morten Beck Jørgensen.

Vejle, november 2023

Kontaktinformasjon

Thomas Mikkelsen: tmi@baggersorensen.com tlf. 20 60 79 24

Hans-Henrik Eriksen: hhe@baggersorensen.com tlf. 20 60 79 81

Morten Beck Jørgensen: mbej@novo.dk tlf. 30 67 47 83

Hvis du vil klage over behandlingen av personopplysninger, skal du kontakte Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk.

Hvis du ikke føler deg trygg ved å benytte Virksomhetens varslerordning, eller av andre grunner heller vil benytte en ekstern varslerordning, har du mulighet til å benytte Datatilsynets eksterne varslerordning, hvor det er mulig å foreta skriftlige og muntlige meldinger. Datatilsynets varslerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.