Whistleblower-Richtlinie

Das Unternehmen hat in diesem Zusammenhang ein Whistleblower-System eingerichtet. Das Whistleblower-System ist eine Ergänzung zur direkten und täglichen Kommunikation am Arbeitsplatz über Fehler und unbefriedigende Zustände usw.

Meldungen im Whistleblower-System müssen immer in gutem Glauben erfolgen.

Meldungen erfolgen elektronisch über das Webportal „Safe2Whistle“, das von der Anwaltskanzlei Bech-Bruun verwaltet wird, die auch alle Meldungen prüft. Wenn die Meldung als nicht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Systems des Unternehmens fallend beurteilt wird, wird sie abgelehnt und der Melder erhält über das Portal eine entsprechende Nachricht. Wird die Meldung als in den Geltungsbereich des Systems fallend beurteilt, wird sie an den relevanten internen Administrator im Unternehmen zur internen Bearbeitung und Untersuchung der Meldung weitergeleitet.

Meldungen in „Safe2Whistle“ sollten so weit wie möglich transparent sein, d. h. man sollte seine Identität und Kontaktinformationen angeben. Es ist jedoch möglich, eine anonyme Meldung einzureichen, wenn man sich dadurch sicherer fühlt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Anonymität“ weiter unten.

Der Zweck der Whistleblower-Richtlinie ist es, zu erläutern, wie das Whistleblower-System funktioniert.

Wer kann Meldungen vornehmen?

Alle Mitarbeiter des Unternehmens sowie Mitglieder der Geschäftsleitung und des Vorstands des Unternehmens können das Whistleblower-System nutzen. Darüber hinaus können auch andere Personen, z. B. Kooperationspartner oder Lieferanten mit einer arbeitsbezogenen Verbindung zum Unternehmen, das Whistleblower-System nutzen.

Worüber kann gemeldet werden?

Das Whistleblower-System darf nur zur Meldung von Sachverhalten verwendet werden, die unter das Whistleblowergesetz fallen (Gesetz Nr. 1436 vom 29. Juni 2021 und eventuelle spätere Änderungen). Es können somit Meldungen an das Whistleblower-System des Unternehmens erfolgen über

• Bestimmte Verstöße gegen das EU-Recht und
• Schwere Gesetzesverstöße sowie sonstige schwerwiegende Sachverhalte

In Bezug auf Meldungen über Verstöße gegen das EU-Recht kann z. B. gemeldet werden über

• Verstöße gegen die Regeln über öffentliche Ausschreibungen, Produktsicherheit und -konformität sowie Umweltschutz. Es wird auf die näheren Bestimmungen in Artikel 2 der EU-Richtlinie 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden, verwiesen.

Unter schweren Gesetzesverstößen sowie sonstigen schwerwiegenden Sachverhalten sind z. B. zu verstehen:

• Wirtschaftskriminalität, z. B. Unterschlagung, Betrug und Urkundenfälschung
• Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung, z. B. Bestechung oder Wettbewerbsverzerrung
• Verstöße gegen den Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Verstöße gegen Umweltvorschriften und Umweltverschmutzung
• Grobe oder wiederholte Verstöße gegen wesentliche interne Richtlinien, z. B. über Geschenke, Rechnungslegung usw.
• Grobe personengebundene Konflikte am Arbeitsplatz, z. B. körperliche Gewalt oder sexuelle Belästigung

Sachverhalte wie Mobbing, Unzufriedenheit mit den Gehaltsbedingungen, Verstöße gegen die Alkoholrichtlinie usw. oder andere HR-bezogene Personalangelegenheiten können grundsätzlich nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden, sondern müssen stattdessen an den Vorgesetzten des Melders oder direkt an den Personalverantwortlichen des Unternehmens gemeldet werden.

Wer bearbeitet die Meldungen?

Nach der ersten Beurteilung durch Bech-Bruun werden die Meldungen intern von Morten Beck Jørgensen bearbeitet, der externes Vorstandsmitglied im Vorstand von Bagger-Sørensen & Co. A/S ist. Meldungen, die Morten Beck Jørgensen betreffen, werden von Bech-Bruun in Zusammenarbeit mit Hans-Henrik Eriksen bearbeitet.

Bech-Bruun wird über das Whistleblower-Portal über das Ergebnis der Untersuchung informiert und beurteilt, ob der Fall als abgeschlossen betrachtet werden kann oder ob die Meldung Anlass zu weiteren Untersuchungen geben sollte.

Wie werden die Meldungen bearbeitet?

Wenn eine Meldung eingeht, nimmt Bech-Bruun als externer Administrator eine erste Prüfung des Sachverhalts vor und sortiert die Meldungen aus, die nicht in den Geltungsbereich des Systems fallen. Die externe Verankerung dient dazu, Unparteilichkeit und Objektivität bei der Bearbeitung der Meldungen zu gewährleisten. Bech-Bruun ist in diesem Zusammenhang Datenverarbeiter im Auftrag von Bagger-Sørensen & Co. A/S, die Datenverarbeiter für das Unternehmen ist.

Wenn die Meldung nicht in den Geltungsbereich des Systems fällt oder sich als offensichtlich unbegründet erweist, wird sie sofort abgelehnt und im System gelöscht, und die Person, die den Fall gemeldet hat, wird darüber informiert. Die betreffende Person wird in diesem Zusammenhang aufgefordert, sich an die für den Fall relevante Person zu wenden, z. B. an ihren direkten Vorgesetzten oder dessen Vorgesetzten.

Wenn die erste Prüfung ergibt, dass die eingereichte Meldung in den Geltungsbereich des Systems fällt, wird die Meldung an Morten Beck Jørgensen weitergeleitet, der den Fall bearbeitet. Morten Beck Jørgensen unterliegt einer besonderen Schweigepflicht.

Spätestens 7 Tage nachdem die Meldung im Whistleblower-Portal eingegangen ist, erhält der Melder eine Bestätigung, dass die Meldung eingegangen ist. Der Melder erhält grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten, nachdem er diese Bestätigung erhalten hat, eine Mitteilung über den Abschluss des Falls.

Wenn die Bearbeitung der Meldung länger als 3 Monate dauert, erhält die betreffende Person eine diesbezügliche Information sowie eine Begründung, warum eine weitere Untersuchungszeit erforderlich ist. Der Melder wird grundsätzlich im Rahmen der Gesetze über das Ergebnis der Untersuchungen informiert.

Die gesamte Kommunikation zwischen dem Melder und Bech-Bruun erfolgt über das Whistleblower-Portal. Es ist daher wichtig, dass die betreffende Person den Fall verfolgt, wenn sie eine Bestätigung über den Eingang der Meldung, eine Begründung für eine längere Bearbeitungszeit sowie eine Information über das Ergebnis der Untersuchungen der Meldung erhalten möchte.

Es ist wichtig, dass das Whistleblower-System nicht für falsche Anschuldigungen verwendet wird, bei denen der Verdacht gegen unschuldige Personen erhoben wird. Alle Meldungen müssen daher in gutem Glauben eingereicht werden. Wenn eine Meldung in böser Absicht eingereicht wurde und sich die Meldung als Ausdruck persönlicher negativer Gefühle, Rachsucht usw. erweist, kann eine unbegründete Meldung arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Melder haben.

Wie meldet man?

Meldungen erfolgen über das Internetportal „Safe2Whistle“. Eine Meldung kann nicht auf andere Weise erfolgen. Wenn Sie eine Meldung vornehmen möchten, müssen Sie Folgendes in Ihren Browser eingeben: https://report.whistleb.com/da/baggersorensen

Dadurch erhalten Sie Zugriff auf das „Safe2Whsitle“-Portal.

Es wird empfohlen, Meldungen von einem privaten Gerät (PC, Tablet o. Ä.) aus vorzunehmen.

Wenn eine Meldung vorgenommen wird, sind die folgenden Informationen normalerweise für die weitere Untersuchung des Falls nützlich:

• Beschreibung des Sachverhalts, einschließlich Datum, Ort und Name/Namen der/des beteiligten Person/Personen
• Eventuelle Dokumente oder Beweise in Bezug auf den Verstoß oder andere Informationen, die eine Untersuchung des Falls erleichtern können

Anonymität

Der Melder wählt selbst, ob er die Meldung im eigenen Namen oder anonym einreicht.

Wenn der Melder Anonymität wünscht, ist es wichtig, dass er seinen Namen nirgendwo in der Meldung angibt. Darüber hinaus sollte der Melder beachten, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass seine Identität aus den in der Meldung angegebenen Informationen abgeleitet werden kann.

Nachträgliche Klärung und Einholung weiterer Unterlagen

Wenn Sie eine Meldung vornehmen, können Sie von Bech-Bruun um weitere Informationen gebeten werden. Darüber hinaus können Sie jederzeit den Status des Falls erfahren. Dies geschieht über Safe2Whistle. Es ist daher wichtig, dass sich der Melder laufend über seine Meldung im Whistleblower-Portal informiert.

Wir empfehlen, dass der Melder für weitere Informationen zur Verfügung steht, da der Fall möglicherweise nicht ohne zusätzliche Informationen abgeschlossen werden kann.

Schutz vor Repressalien

Alle in gutem Glauben eingereichten Meldungen sind vor jeder Form von Repressalien geschützt. Jeder, der versucht, Repressalien gegen einen Melder auszuüben, der eine Meldung in gutem Glauben vorgenommen hat, kann mit arbeitsrechtlichen Sanktionen belegt werden. Im Übrigen wird auf das Whistleblowergesetz (Gesetz Nr. 1436 vom 29.06.2021 mit eventuellen späteren Änderungen) verwiesen.

Schweigepflicht

Bech-Bruun ist als externer Administrator zusammen mit Morten Beck Jørgensen und Hans-Henrik Eriksen zusammen mit den Personen, die im Zusammenhang mit Untersuchungen der Meldung hinzugezogen werden, einer besonderen gesetzlichen Schweigepflicht in Bezug auf die Informationen unterworfen, die Gegenstand der Bearbeitung im Whistleblower-System sind oder waren.

Unterrichtung der Person, auf die sich die Meldung bezieht, und anderer Personen

1. Folgendes gilt für Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Niels Burchart, Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos und MPASIA

Wenn Informationen über Sie im Whistleblower-System gemeldet wurden und die Meldung als in den Geltungsbereich des Whistleblower-Systems des Unternehmens fallend beurteilt wird, werden Sie so schnell wie möglich unter Berücksichtigung der Untersuchungen der Meldung unterrichtet.

Wenn die Meldung hingegen als nicht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Systems des Unternehmens fallend beurteilt wird, werden Sie in Übereinstimmung mit den Regeln der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutzgesetzes unterrichtet.

2. Folgendes gilt für alle anderen Gesellschaften im Unternehmen, die nicht unter Punkt 1 genannt sind

Wenn Informationen über Sie im Whistleblower-System gemeldet werden und die Meldung als in den Geltungsbereich des Whistleblower-Systems des Unternehmens fallend beurteilt wird, erhalten Sie grundsätzlich keine Unterrichtung darüber.

Wenn die Meldung hingegen als nicht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Systems des Unternehmens fallend beurteilt wird, werden Sie in Übereinstimmung mit den Regeln der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutzgesetzes unterrichtet.

IT-Sicherheit

Das System, das zur Registrierung der Meldungen verwendet wird, wird von Whistleblowing Centre AB betrieben, die eine unabhängige Partei ist und die Sicherheit und Anonymität (falls gewünscht) im System garantiert.

Rechte der registrierten Personen

Personen, über die im Zusammenhang mit dem Whistleblower-System Informationen registriert wurden, einschließlich der gemeldeten Person, können Auskunft über die registrierten personenbezogenen Daten verlangen, um deren Richtigkeit zu überprüfen und unrichtige, unvollständige oder veraltete Informationen zu berichtigen.

Darüber hinaus haben registrierte Personen das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen und die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Registrierten zu verlangen. Darüber hinaus haben registrierte Personen das Recht, die Berichtigung oder Löschung der Daten des Registrierten zu verlangen, falls erforderlich. Unter bestimmten Umständen kann der Registrierte auch verlangen, dass das Unternehmen eine Kopie seiner personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format herausgibt und verlangen, dass wir die Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Löschung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Whistleblower-System des Unternehmens verarbeitet werden, werden so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die die Daten erhoben wurden.

Meldungen, die nicht in den Geltungsbereich des Systems fallen oder sich im Übrigen als unbegründet erweisen, werden sofort gelöscht.

Wenn das Ergebnis eines konkreten Falls ist, dass keine Beweise für Unregelmäßigkeiten gefunden werden, werden die personenbezogenen Daten unverzüglich und in der Regel innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss des Falls gelöscht.

Meldungen, die bearbeitet werden, aber nicht zu einer Anzeige bei der Polizei führen, werden 2 Jahre nach Abschluss der Untersuchung gelöscht.

Wenn eine Anzeige bei der Polizei oder anderen relevanten Behörden erstattet wird, werden die personenbezogenen Daten 5 Jahre nach Abschluss des Falls gelöscht.

Informationen können auch gespeichert werden, wenn sie anonymisiert werden.

Datenschutz

Das Unternehmen kann die folgenden personenbezogenen Daten über die gemeldete Person und andere, die in der Meldung genannt werden, verarbeiten:

• Name, Position, Kontaktinformationen und gemeldete Informationen
• Beschreibung des mutmaßlichen Verstoßes

Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um das Whistleblower-System zu verwalten und gemeldete Vorfälle zu bearbeiten, einschließlich der Klärung potenziell krimineller Sachverhalte.

Für Arcedi Biotech, GRISOGKO, For Emma, Fiberpartner, Niels Burchart, Bøgeris Transportbånd, Rampe Sluseteknik, Flex Wind DK, Grene Wind Industry Supplies, Nos und MPASIA erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Meldung im Whistleblower-System unter Hinweis auf die Interessenabwägungsregel in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutzgrundverordnung, da das Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran hat, gemeldete Sachverhalte zu untersuchen. Für strafbare Sachverhalte ist die Rechtsgrundlage § 8 Absatz 3 des Datenschutzgesetzes, da dies zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich ist, das die Interessen des Registrierten eindeutig überwiegt. Für sensible Informationen im Übrigen erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Meldung im Whistleblower-System gemäß § 12 Absatz 2 des Datenschutzgesetzes.

Für alle anderen Gesellschaften im Unternehmen erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Meldung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Datenschutzgrundverordnung, da das Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines Whistleblower-Systems unterliegt. Für strafbare Sachverhalte ist die Rechtsgrundlage § 8 Absatz 3 des Datenschutzgesetzes, da dies zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich ist, das die Interessen des Registrierten eindeutig überwiegt. Für sensible Informationen im Übrigen erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Meldung im Whistleblower-System gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g der Datenschutzgrundverordnung in Verbindung mit § 22 des Whistleblowergesetzes.

Um die oben genannten Zwecke zu erfüllen, kann das Unternehmen Dritten, die auf der Grundlage eines Vertragsverhältnisses mit dem Unternehmen relevante Leistungen erbringen, Zugang zu den personenbezogenen Daten gewähren. Dies können z. B. IT-Lieferanten oder andere Lieferanten sein, die personenbezogene Daten für das Unternehmen verarbeiten. Solche Lieferanten verarbeiten personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den Anweisungen des Unternehmens gemäß den abgeschlossenen Datenverarbeitungsverträgen. Unter bestimmten Umständen und in Übereinstimmung mit den Gesetzen kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an z. B. die Polizei, Anwälte, Gerichte, andere öffentliche Behörden und Konzerngesellschaften weiterzugeben.

Die personenbezogenen Daten können an Datenverarbeiter übermittelt werden, die in Ländern außerhalb der EU/des EWR ansässig sind. Eine solche Übermittlung erfolgt erst, wenn eine Übermittlungsgrundlage sichergestellt ist. Darüber hinaus basiert die Übermittlung auf dem EU-US Data Privacy Framework oder den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, in die Sie Einsicht nehmen können.

Die einzelnen Gesellschaften im Bagger-Sørensen-Konzern sind jeweils für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich. Wenn Sie Zweifel haben, wer der Verantwortliche ist, können Sie sich jederzeit an Bagger-Sørensen & Co. A/S, Tabletvej 1, 7100 Vejle wenden.

Fragen

Alle Fragen zum Whistleblower-System können an TMI, HHE oder Morten Beck Jørgensen gerichtet werden.

Vejle, November 2023

Kontaktinformationen

Thomas Mikkelsen: tmi@baggersorensen.com Tel. 20 60 79 24

Hans-Henrik Eriksen: hhe@baggersorensen.com Tel. 20 60 79 81

Morten Beck Jørgensen: mbej@novo.dk Tel. 30 67 47 83

Wenn Sie sich über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschweren möchten, wenden Sie sich bitte an Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk.

Wenn Sie sich bei der Nutzung des Whistleblower-Systems des Unternehmens nicht sicher fühlen oder aus anderen Gründen lieber ein externes Whistleblower-System nutzen möchten, haben Sie die Möglichkeit, das externe Whistleblower-System von Datatilsynet zu nutzen, wo es möglich ist, schriftliche und mündliche Meldungen vorzunehmen. Das Whistleblower-System von Datatilsynet ist über die Website von Datatilsynet zugänglich.